5 Petua Menghantar E-mel yang Baik ke Media Massa

Pada masa ini E-mel / E-mel telah menjadi salah satu alat komunikasi yang paling biasa digunakan (Entrepreneur.com), baik di tempat kerja atau aktiviti lain. Penggunaan e-mel ini biasanya untuk berkomunikasi dengan rakan sekerja di tempat kerja atau pihak luar. Salah satu contoh penggunaan e-mel adalah ketika mengirim laporan kerja, menghubungi pelanggan, menghubungi pelabur, dan keperluan lain.

Apabila diaplikasikan dalam dunia pekerjaan dengan profesi sebagai pemasar kandungan , 90% aktiviti berkomunikasi dengan pihak lain mesti menggunakan e-mel. E-mel ini merangkumi; menawarkan kerjasama, dan mengirim cerita dan hasil penyelidikan ke pelbagai media, terutamanya media dalam talian.

Dengan syarat ini, pemasar kandungan mesti dapat menghantar e-mel yang baik kepada media. Sebabnya, e-mel yang baik akan memberikan kesan yang baik kepada penerima e-mel sehingga meningkatkan reputasi seseorang.

Menurut Andrew Prasatya , pemasar kandungan dari iPrice, dia mengambil masa sekitar satu tahun untuk belajar dan berlatih membuat e-mel yang betul. Ini dilakukan bermula dari membaca pelbagai kajian kes pemasar bertaraf dunia, dan melakukan ujian A / B untuk mendapatkan komposisi e-mel yang paling berkesan.

Dari sekian banyak eksperimen, terdapat 5 prosedur yang mesti kita pertimbangkan ketika ingin menghantar e-mel ke media.

Hantar E-mel kepada Orang Yang Betul

Di iPrice tempat Andrew bekerja, dia berkomunikasi sebagai wartawan, penulis, dan editor beberapa media di Asia Tenggara.

Sekurang-kurangnya ada dua cara yang sering dilakukan untuk menghubungi media melalui e-mel. Pertama, kita boleh menghubungi mereka melalui e-mel awam, misalnya [dilindungi e-mel] Cara kedua, kita dapat menghubungi media melalui e-mel peribadi, misalnya [dilindungi e-mel]

Menurut Andrew, menghubungi e-mel melalui hubungan peribadi mempunyai kadar tindak balas dan juga penerbitan sehingga 80% lebih tinggi daripada menghubungi e-mel awam.

Bagaimana Mendapatkan E-mel Peribadi?

Kami boleh melakukan beberapa strategi untuk mendapatkan e-mel media peribadi:

1. Tanya secara Langsung

Ini adalah kaedah termudah untuk melakukannya. Kami boleh meminta e-mel media peribadi melalui rakan, keluarga, rakan, dan juga rakan mereka. Sudah tentu kita harus menjelaskan bahawa tujuannya adalah untuk kebaikan, contohnya pelbagai hasil penyelidikan dan maklumat berharga untuk media.

2. Melalui Media Sosial

Menurut Andrew, kebanyakan orang yang bekerja di media, terutamanya media dalam talian, mesti mempunyai akaun media sosial. Ini adalah salah satu medium yang paling berkesan untuk menghubungi mereka.

Untuk berhubung dengan rakan penulis dan editor, Andrew memaksimumkan LinkedIn. Kami boleh mencari nama peribadi atau nama syarikat di LinkedIn. Kemudian baca sebilangan artikel di media. Biasanya artikel di sana akan menyebut nama pengarang dan penyuntingnya.

Setelah menemui profil mereka di LinkedIn, yang berikutnya adalah membuat permintaan sambungan peribadi. Pada masa ini, kita perlu menjelaskan bahawa kita mempunyai sesuatu yang ingin kita kongsikan kepada mereka, kemudian meminta alamat e-mel mereka.

3. Baca Halaman Editor Media

Beberapa media memaparkan alamat e-mel pengarang dan pengarang mereka di halaman tertentu di laman web mereka. Biasanya pautan halaman berada di bahagian footer laman web mereka.

Menjadikan Subjek E-mel Menarik

Biasanya wartawan dan editor media mendapat sekurang-kurangnya 20-50 e-mel dari pelbagai syarikat yang ingin dilindungi. Setiap e-mel yang masuk mesti mempunyai "subjek" yang berbeza. Pastikan kami membuat subjek e-mel yang unik untuk menarik perhatian mereka dan membukanya dengan segera.

Terdapat beberapa peraturan untuk membuat subjek e-mel yang unik, termasuk:

1. Ringkasnya, alasannya adalah bahawa 40% orang membuka e-mel dari telefon bimbit mereka sehingga subjek e-mel ringkas mudah dibaca.
2. Buat orang merasa istimewa. Rasa eksklusif adalah penting, jadi apabila orang merasa istimewa yang akan mendorong mereka untuk segera membuka e-mel. Beberapa frasa dalam subjek yang boleh digunakan: "Jemputan Khas", "Pengumuman Eksklusif", "Kandungan Eksklusif untuk Media A, dan sebagainya.
3. Terangkan kandungan e-mel. Bagi mereka yang mendapat banyak e-mel setiap hari, pasti ingin mengetahui dengan segera apa isi e-mel yang masuk sebelum membacanya. Jadi, anda harus menerangkan isi e-mel secara ringkas dalam subjek.

Buat E-mel Peribadi

Beberapa bulan yang lalu Andrew melakukan wawancara dengan 12 editor dari pelbagai media utama di Dunia. Sebilangan besar mengatakan bahawa e-mel peribadi akan mendapat lebih banyak perhatian daripada mereka. Menurut mereka, hanya beberapa syarikat permulaan yang melakukannya, dan rata-rata syarikat itu dibantu oleh syarikat PR.

Contoh e-mel peribadi:

1. Nyatakan nama mereka dan nama media. Apabila kita menyebut nama mereka, ini akan membuat mereka merasa dihargai dan akhirnya membuka e-mel kita. Pada awal e-mel kita boleh bertanya khabar, dan di akhir e-mel bertanya.

Contohnya " Morning mas Andrew ", atau " Saya ingin berkongsi maklumat pelancaran syarikat saya untuk media A ".

2. Mempunyai konteks yang jelas. Seorang penyunting memerlukan watak hebat dalam cerita yang dibangkitkan. Kita mesti menjelaskan secara ringkas kisah yang ingin kita kongsikan kepada mereka, dan sebab-sebab mengapa kisah ini penting.

Apabila kita menghantar e-mel ke media, terutama media besar, pada masa yang sama kita bertengkar dengan ratusan atau bahkan ribuan syarikat lain yang ingin mendapatkan liputan daripada mereka. Itulah sebabnya kandungan e-mel kita harus mendapat perhatian.

Membuat Kandungan Berstruktur dalam Badan E-mel

Seperti ucapan, dalam e-mel kita juga harus menjelaskan cerita. E-mel yang baik mesti mempunyai bukaan, inti, dan juga penutup.

Di bahagian pembukaan, ada pengenalan ringkas, yang menerangkan cara mendapatkan kenalan mereka, dan mengapa kami menghantar e-mel kepada mereka.

Bahagian intinya terdiri daripada perkara utama yang ingin kita sampaikan kepada media. Contohnya tawaran kerjasama, penjelasan mengenai penyelidikan, liputan undangan, dan sebagainya.

Di bahagian penutup, kami dapat memberikan "ajakan bertindak" yang kami mahu mereka lakukan. Akhir sekali, jangan lupa menutup e-mel dengan ucapan selamat. Berikut adalah contoh e-mel yang dihantar ke Tech di Asia .

Hantarkan E-mel pada Masa Yang Tepat

Agar kadar kejayaan e-mel menjadi lebih besar, kita juga harus mengetahui kapan masa terbaik untuk menghantarnya ke media. Menurut Andrew, masa terbaik untuk menghantar e-mel ke media adalah pada pukul 8 pagi hingga 11 tengah hari, atau jam 4 - 6 petang.

Walau bagaimanapun, ini bukan standard umum kerana masa yang tepat mungkin berbeza untuk orang lain. Kita dapat mengetahui masa yang tepat dengan melakukan perkara berikut:

1. Beri masa untuk berfikir. Sekiranya kita ingin bertemu dengan media, kita boleh menghantar e-mel 3-4 hari sebelumnya. Sebabnya, kerana mereka memerlukan masa untuk berfikir dan mempunyai beberapa perkara yang perlu dilakukan.

2. Hantar e-mel semasa waktu perniagaan. Ini adalah masa yang tepat kerana kemungkinan besar e-mel akan dibaca pada masa itu. Walaupun semasa rehat, orang biasanya tidak mahu membaca e-mel yang berkaitan dengan pekerjaan.

Banyak penyelidikan mengatakan bahawa masa terbaik untuk menghantar e-mel adalah 8 pagi hingga 12 tengah hari. Pastikan kami menghantar e-mel kepada media pada waktu itu.

Kesimpulan:

Menghantar e-mel yang baik bukan sahaja memberi kesan yang baik terhadap pekerjaan, tetapi juga akan membina jenama peribadi kita. Dengan menghantar e-mel yang baik secara konsisten, media akan mengingati kita dan mendapat lebih banyak perhatian.

Mungkin pada mulanya penjelasan di atas terasa rumit. Walau bagaimanapun, wartawan dan editor sering menerima e-mel buruk dan tidak diendahkan. Inilah masanya untuk membina komunikasi digital yang berkualiti dengan media dengan menghantar e-mel yang baik.